מאמרים וקישורים

ניהול ממוחשב -  ארכיב דיגיטאלי

 

בעת האחרונה החלו חברות וארגונים רבים לעבוד עם תוכנות מתקדמות של ניהול מסמכים. תוכנות כאלה נחשבות לתוכנות חכמות, והן מאפשרות לעשות סדר אחת ולתמיד בעבודה המשרדית, בכל גוף שבו קיימת זרימה מתמדת של מסמכים.
בין התוכנות החשובות ביותר בתחום ישנן כאלה שמסוגלות להחליף את הארכיונים שהיו בשימוש במשך שנים רבות. אותם ארכיונים, שדרשו באופן טבעי עבודה ניכרת הן בהקמה, הן בתחזוקה, והן בשטח פיזי, הולכים והופכים למשהו חדש הידוע בשם ארכוב דיגיטאלי. 

ללא מגע יד אדם
ארכוב דיגיטלי איננו סתם ארכיון ממוחשב. למעשה, מדובר על מערכת חכמה שמסוגלת לנתח מסמכים, לעבד אותם, למיין אותם, לאחסן אותם לשימוש עתידי לא מוגבל בזמן ואף לשלוח אותם לנמענים ספציפיים. עם תוכנת ניהול מסמכים אלקטרוניים כל התהליך של העיסוק במסמכים פנים וחוץ ארגוניים הופך לקל יותר, פשוט יותר וגם הרבה יותר חסכוני.

העיקרון החשוב ביותר של ניהול המסמכים הממוחשב הוא שמדובר על תהליך אוטומטי שמבוצע רובו ככולו ללא מגע יד אדם. לאחר סריקת המסמכים השונים שיכולים להיות קשורים לניהול מחסן (כניסת סחורה, תעודות משלוח), רישומי הנהלת חשבונות (חשבוניות, קבלות, דרישות תשלום), לניהול פרויקטים וכיוצא באלה, יודעת המערכת להתחיל באופן מיידי בעבודת העיבוד בזכות מערכת זיהוי אפקטיבית.

מערכת הזיהוי מסוגלת להתמקד במאפיינים שונים שמצויים במסמך, אפילו אם מדובר על מסמך שמכיל את הטקסט כהטמעה בתמונה או בקובץ PDF. הזיהוי יכול להיות של מספרים עוקבים, של שמות לקוחות או ספקים, של שמות של נמענים שונים ועוד.  

בגלל החיסכון במשאבים
סביר להניח שכבר כעת, לאחר תיאור זה של שיטת העבודה החדשה לניהול מסמכים פנים ארגוני מובן מדוע מדובר על ייעול ניכר של תהליכי עבודה קיימים. עם זאת, כדאי בהחלט לשים את האצבע על יתרונות מובהקים שנובעים מניהול מסמכים בארגונים באמצעות תוכנה ארגונית.

ארגונים, אפילו אם לא מדובר על ארגונים עסקיים מובהקים, מעוניינים לפעול ביעילות. הדבר נכון שבעתיים כאשר מדובר על חברות עסקיות שפועלות למטרות רווח. ארכוב דיגיטאלי, אם כן, בהחלט עונה על הדרישה הבסיסית הזאת של שיפור היעילות העסקית, כאשר למעשה מדובר על כמה וכמה היבטים של חיסכון:

ראשית, מדובר על חיסכון ניכר במשאבי שטח. כאשר ניתן לשמור ניירת רבה כל כך באופן דיגיטאלי, אין צורך להחזיק ארונות, חדרים ואפילו מחסנים שלמים ששימשו בעבר לאחסון תעודות ומסמכים שונים.

שנית, מדובר על חיסכון ניכר גם במשאבי זמן עבודה. כאשר מערכת אוטומטית יודעת לבצע מיון יעיל של מסמכים וכאשר ניתן גם לאתר אותם בתוך רגעים ספורים, שעות רבות של עבודה אדמיניסטרטיבית יקרה נחסכות. למעשה, לא פעם נחסכים תקני עבודה מלאים.

שלישית, מדובר גם על חיסכון במדדי יעילות. עם מערכת אוטומטית לא הולכים מסמכים לאיבוד. כך, נתונים חשובים נשמרים לצורך שימוש ארגוני בעתיד.

רביעית, חיסכון בנייר ובהדפסה. שמירה של מסמך באופן ממוחשב ודיגיטאלי, בצורה שניתן לשליפה באמצעות בעלי תפקידים שונים, בשעת הצורך, חוסכת הדפסה מיותרת של עותקים ושליחתם לרשימת תפוצה. יש לציין שחלק מהמסמכים ניתנים להחתמה דיגיטאלית, על פי החוק, כך שאין צורך אפילו להדפיס עותק יחיד ולבזבז זמן על העברתו בין מורשי חתימה ובין נמענים שונים. 

אוגדנים - שירותי ארכיב בע