מאמרים וקישורים

סריקת ארכיון מסמכים

 

חברות המספקות שירותי ארכיב וגניזה יודעות כיצד לקודד את רישום המסמכים בצורה שתהיה מודולרית, דהיינו, שיטת קידוד שתהיה נוחה גם כאשר כמות המסמכים של הארגון יגדל בעתיד. מעבר לניסיון ולטכנולוגיות המתקדמות שבשליטת החברה, נציגי החברה מקשיבים ללקוח ולרצונותיו, לומדים את אופי העסק ומתאימים פתרון שיתאים בצורה אופטימלי לכל לקוח ספציפי.

היתרונות של שימור המסמכים בידי גורם חיצוני
כאשר חברה מבצעת את כל גיבוי המידע באופן עצמאי, הרי שהדבר דורש ממנה להשקיע בשכירות, ארנונה, תחזוקה וניקיון של המקום המיוחד לשימור המסמכים. מעבר לצורך לשלם לעובדי החברה המטפלים מדי פעם בארכיון. חברה חיצונית לא רק חוסכת הוצאות אלו, אלא גם מקלה על שחזור מידע ספציפי בשעת הצורך.

יתרון נוסף זה המגוון הרחב של האמצעים הטכנולוגיים העומדים לרשות חברות ארכיב וגניזה. כך למשל, סביר להניח שבמשרד עורכי דין אין פקידים בעלי ניסיון בתכנות, לכן כאשר מתעורר הצורך לשמר כמויות מידע בצורה שיטתית הרי שמתעורר הצורך באנשים בעלי ניסיון וידע בתכנות. פניה לבית תוכנה לאו דווקא יפתור בת הבעיה מכוון שבתי תוכנה מספקים פתרון תוכנה בלבד, לעומת חברות המתמחות בתחום הארכיב, שהן מסוגלות לספק קשת פתרונות רחב מעבר לפתרונות תוכנה, כגון שירות של סריקת מסמכים

שירותי ארכיון וגניזה בהרבה מקרים חוסכים ללקוח המון זמן, דבר שכשלעצמו חוסך לחברה הרבה הוצאות, עובדה זו חשובה במיוחד כאשר מדובר בחברות שבהם עובדי החברה מרוויחים שכר גבוהה.

אוגדנים - שירותי ארכיב בע