אודות החברה

שירות גניזה

 

אוגדנים מציעה לכם שרות בשיטת "הכל כלול" שמשמעותה כל העבודה נעשית על ידינו כפי שיפורט להלן:

הגדרות:

"מיכל רגיל" - מיכל אחסון סטנדרטי מקרטון גלי, שמידותיו 33/39/27 ס"מ (כולל מכסה).
המיכל משמש כבסיס לקביעת המחירים בסל שירותי הגניזה. במיכל מאוחסנים לרוב כ-4 קלסרים רגילים או כ-40-30 תיקים אישיים.


"יחידת תיוק"  - תיק, קלסר, מעטפה, צרור מסמכים, סרט, תקליט, תצלום, מפה, דיסק וכד', המגדירים יחידת מידע אחת בעלת מאפיין כגון שם או מספר.

"קליטה" - מכלול הפעולות הקשור בקליטה ראשונה של הארכיב: אספקת מיכלים, מיון ורישום יחידות התיוק, הובלה למגנזה ותיעוד ממוחשב.

"שליפה" - איתור יחידת תיוק הנדרשת ע"י המזמין, המצאתה למזמין תוך ביצוע רישום ומעקב והחזרת יחידת התיוק למגנזה בתום הטיפול בה.

"ביעור" - השמדת המסמכים במועד ובאופן שיקבעו ע"י הלקוח.


שלבי הביצוע:

• אנו מתחילים לטפל בכל ארכיב במצבו הנוכחי, כפי שהוא נמסר לידינו, ואין צורך בהשקעת עבודה כלשהי מצד מזמין השירות.

• צוות האריזה של "אוגדנים" ממיין ואורז את יחידות התיוק באתר המזמין. מומלץ שנציג המזמין ילווה עבודה זו בפיקוח וייעוץ בנוגע לצורת הרישום, אך אין זה הכרחי מבחינתנו.

• אחרי גניזה החומר ממוחשב ברמת יחידת התיוק. כלומר, שם יחידת התיוק וכל הפרטים

• הפרטים הרשומים בדרך כלל על גבי התיק נשמרים במחשב - אך לא המידע שבתוך התיק. לאחר המחשוב מועבר דוח קליטה ממוחשב למזמין. החומר שהועבר לגניזה נשמר במבנה ייעודי חדיש, הכולל הגנות נגד פריצה, אש, מזיקים, מים וכד'.

אחזור התיקים לעיון המזמין:

שירות אוגדנים באינטרנט מאפשר גישה ישירה ומאובטחת למאגר המידע לצורך איתור תיקים והזמנתם בלחיצת כפתור. כמו כן, ניתן להזמין תיקים ע"י משלוח פקס או אימל הכולל את פרטי התיק המבוקש. התיק יועבר לשולחן המזמין תוך 24 שעות של ימי עסקים, וייאסף משם בחזרה לגניזה בתום הטיפול בו.


מוקד "אוגדנים" מאויש 24 שעות ביממה.

עלות השירות
  התשלום עבור השירות כולל את המרכיבים הבאים:
• תשלום חד פעמי עבור הקליטה
• תשלום שנתי עבור האחסון

  לרוב לא נדרש תשלום נוסף עבור המרכיבים הבאים:
• אחזור תיקים לעיון המזמין (שליפות)
• ביעור תיקים בסוף תקופת הגניזה
• אחזור מסמכים בפקסימיליה

  המחיר הסופי מושפע מהגורמים הבאים:
• כמות המיכלים הכוללת
• מצב התחזוקה הנוכחי של הארכיב
• בעיות מיוחדות ברישום
• רמת הפעילות של החומר המועבר לגניזה

הערה: האמור לעיל הוא לצורך הערכת התקציב הנדרש ואינו מהווה הצעת מחיר.
הצעת מחיר תוגש על ידינו לאחר פגישה עמכם ולאחר סיור בארכיב המיועד.

אוגדנים - שירותי ארכיב בע