מאמרים וקישורים

היתרונות של חברת אוגדנים

אנו משתמשים בטכנולוגיה מתקקדמת ביותר. חברתנו הוקמה בשנת 1996 ולכן יש לנו נסיון רב בתחום. אנו שמים דגש מיוחד על סודיות ואבטחת מידע. יוסי שקד, מנכ"ל החברה הוא בוגד של הטכניון ובעל ניסיון בתכנות ובניהול מידע.

לחברתנו יש תקן איזו 9001:2008, זהו תקן איכות בין לאומי, תקן זה ניתן רק לחברות שחותרות להגביר את שביעות הרצון של לקוחותיהם באופן מתמיד.

אנו נמצאים בגליל התחתון, במקום ירוק ושקט, מקום אידיאלי עבור אחסון מידע, הרחק מסכנות שונות של פריצות, שריפות ושטפונות

סריקת ארכיון מסמכים

חברות המספקות שירותי ארכיב וגניזה יודעות כיצד לקודד את רישום המסמכים בצורה שתהיה מודולרית, דהיינו, שיטת קידוד שתהיה נוחה גם כאשר כמות המסמכים של הארגון יגדל בעתיד. מעבר לניסיון ולטכנולוגיות המתקדמות שבשליטת החברה, נציגי החברה מקשיבים ללקוח ולרצונותיו, לומדים את אופי העסק ומתאימים פתרון שיתאים בצורה אופטימלי לכל לקוח ספציפי.

היתרונות של שימור המסמכים בידי גורם חיצוני
כאשר חברה מבצעת את כל גיבוי המידע באופן עצמאי, הרי שהדבר דורש ממנה להשקיע בשכירות, ארנונה, תחזוקה וניקיון של המקום המיוחד לשימור המסמכים. מעבר לצורך לשלם לעובדי החברה המטפלים מדי פעם בארכיון. חברה חיצונית לא רק חוסכת הוצאות אלו, אלא גם מקלה על שחזור מידע ספציפי בשעת הצורך.

יתרון נוסף זה המגוון הרחב של האמצעים הטכנולוגיים העומדים לרשות חברות ארכיב וגניזה. כך למשל, סביר להניח שבמשרד עורכי דין אין פקידים בעלי ניסיון בתכנות, לכן כאשר מתעורר הצורך לשמר כמויות מידע בצורה שיטתית הרי שמתעורר הצורך באנשים בעלי ניסיון וידע בתכנות. פניה לבית תוכנה לאו דווקא יפתור בת הבעיה מכוון שבתי תוכנה מספקים פתרון תוכנה בלבד, לעומת חברות המתמחות בתחום הארכיב, שהן מסוגלות לספק קשת פתרונות רחב מעבר לפתרונות תוכנה, כגון שירות של סריקת מסמכים

שירותי ארכיון וגניזה בהרבה מקרים חוסכים ללקוח המון זמן, דבר שכשלעצמו חוסך לחברה הרבה הוצאות, עובדה זו חשובה במיוחד כאשר מדובר בחברות שבהם עובדי החברה מרוויחים שכר גבוהה.

אחסון ארכיונים של גורמים פרטיים

כיצד מאחסנים ארכיון של גורם פרטי

המבנה צריך להיות עשוי מבטון כדי להציע בטיחות מקסימלית למסמכים ולדברים המאוחסנים בו, ולהגן הגנה מקסימלית מפני פורצים, איתני טבע ומלחמות. בכל ארכיב ישנו צורך במערכת בקרה ממוחשבת, שמאפשרת בכל רגע נתון לדעת איפה נמצא כל דבר, ובעת הצורך שליפת מידע הדרוש ללקוח במהירות האפשרית. יש צורך בגלאי עשן ובחיבור למוקדי מכבי האש והמשטרה. כל ארכיב מקצועי מעסיק ארכיונאים מקצועיים ובעלי מקצוע מתחום הגניזה, המחשוב והאחסון, על מנת לתת את התשובות המקצועיות והטובות ביותר ללקוחות הארכיב. יש לקוחות רבים המעוניינים מסיבותיהם שלהם ליצור ארכיב בשטח שלהם, בד"כ הם פונים לאנשי מקצוע לקבלת סיוע בסידור ארכיב זה, כדי להימנע מטעויות קריטיות שיכולות להשפיע על צורת האחסון של המסמכים.

קריאה נוספת אודות שרותי ארכיון מסמכים וגניזה

לעמוד הבית –ארכיב וגניזה

ליצירת קשר הקש כאן

ניהול ממוחשב – ארכיב דיגיטאלי

בעת האחרונה החלו חברות וארגונים רבים לעבוד עם תוכנות מתקדמות של ניהול מסמכים. תוכנות כאלה נחשבות לתוכנות חכמות, והן מאפשרות לעשות סדר אחת ולתמיד בעבודה המשרדית, בכל גוף שבו קיימת זרימה מתמדת של מסמכים.
בין התוכנות החשובות ביותר בתחום ישנן כאלה שמסוגלות להחליף את הארכיונים שהיו בשימוש במשך שנים רבות. אותם ארכיונים, שדרשו באופן טבעי עבודה ניכרת הן בהקמה, הן בתחזוקה, והן בשטח פיזי, הולכים והופכים למשהו חדש הידוע בשם ארכוב דיגיטאלי.

ללא מגע יד אדם
ארכוב דיגיטלי איננו סתם ארכיון ממוחשב. למעשה, מדובר על מערכת חכמה שמסוגלת לנתח מסמכים, לעבד אותם, למיין אותם, לאחסן אותם לשימוש עתידי לא מוגבל בזמן ואף לשלוח אותם לנמענים ספציפיים. עם תוכנת ניהול מסמכים אלקטרוניים כל התהליך של העיסוק במסמכים פנים וחוץ ארגוניים הופך לקל יותר, פשוט יותר וגם הרבה יותר חסכוני.

העיקרון החשוב ביותר של ניהול המסמכים הממוחשב הוא שמדובר על תהליך אוטומטי שמבוצע רובו ככולו ללא מגע יד אדם. לאחר סריקת המסמכים השונים שיכולים להיות קשורים לניהול מחסן (כניסת סחורה, תעודות משלוח), רישומי הנהלת חשבונות (חשבוניות, קבלות, דרישות תשלום), לניהול פרויקטים וכיוצא באלה, יודעת המערכת להתחיל באופן מיידי בעבודת העיבוד בזכות מערכת זיהוי אפקטיבית.

מערכת הזיהוי מסוגלת להתמקד במאפיינים שונים שמצויים במסמך, אפילו אם מדובר על מסמך שמכיל את הטקסט כהטמעה בתמונה או בקובץ PDF. הזיהוי יכול להיות של מספרים עוקבים, של שמות לקוחות או ספקים, של שמות של נמענים שונים ועוד.

בגלל החיסכון במשאבים
סביר להניח שכבר כעת, לאחר תיאור זה של שיטת העבודה החדשה לניהול מסמכים פנים ארגוני מובן מדוע מדובר על ייעול ניכר של תהליכי עבודה קיימים. עם זאת, כדאי בהחלט לשים את האצבע על יתרונות מובהקים שנובעים מניהול מסמכים בארגונים באמצעות תוכנה ארגונית.

ארגונים, אפילו אם לא מדובר על ארגונים עסקיים מובהקים, מעוניינים לפעול ביעילות. הדבר נכון שבעתיים כאשר מדובר על חברות עסקיות שפועלות למטרות רווח. ארכוב דיגיטאלי, אם כן, בהחלט עונה על הדרישה הבסיסית הזאת של שיפור היעילות העסקית, כאשר למעשה מדובר על כמה וכמה היבטים של חיסכון:

ראשית, מדובר על חיסכון ניכר במשאבי שטח. כאשר ניתן לשמור ניירת רבה כל כך באופן דיגיטאלי, אין צורך להחזיק ארונות, חדרים ואפילו מחסנים שלמים ששימשו בעבר לאחסון תעודות ומסמכים שונים.

שנית, מדובר על חיסכון ניכר גם במשאבי זמן עבודה. כאשר מערכת אוטומטית יודעת לבצע מיון יעיל של מסמכים וכאשר ניתן גם לאתר אותם בתוך רגעים ספורים, שעות רבות של עבודה אדמיניסטרטיבית יקרה נחסכות. למעשה, לא פעם נחסכים תקני עבודה מלאים.

שלישית, מדובר גם על חיסכון במדדי יעילות. עם מערכת אוטומטית לא הולכים מסמכים לאיבוד. כך, נתונים חשובים נשמרים לצורך שימוש ארגוני בעתיד.

רביעית, חיסכון בנייר ובהדפסה. שמירה של מסמך באופן ממוחשב ודיגיטאלי, בצורה שניתן לשליפה באמצעות בעלי תפקידים שונים, בשעת הצורך, חוסכת הדפסה מיותרת של עותקים ושליחתם לרשימת תפוצה. יש לציין שחלק מהמסמכים ניתנים להחתמה דיגיטאלית, על פי החוק, כך שאין צורך אפילו להדפיס עותק יחיד ולבזבז זמן על העברתו בין מורשי חתימה ובין נמענים שונים.

דילוג לתוכן